VEES-NET sẽ bao gồm các Thành viên, Hội đồng quản trị, Ban điều hành và Ban thư ký.
a) Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về chính sách và định hướng chung cho Mạng lưới. Hội đồng này sẽ tự quản và sẽ thiết lập các quy tắc riêng và các quy trình khác phù hợp với Bản Thỏa thuận hợp tác này.
Hội đồng quản trị sẽ bao gồm đại diện lãnh đạo của mỗi thành viên sáng lập mạng lưới. Hội đồng quản trị sẽ tìm cách đa dạng về địa lý và thể chế. Thành viên Hội đồng không nhận thù lao.
Thành viên Hội đồng quản trị hiện tại và hội đồng mới sẽ được bầu hoặc bầu lại bởi các đại diện của các thành viên hai năm một lần. Các thành viên Hội đồng quản trị sẽ được bầu bởi đa số đại diện của các thành viên. Tất cả các thành viên sẽ hỗ trợ trong việc phát triển số lượng thành viên mới.
Sẽ có một chủ tịch, phó chủ tịch, thư ký được bầu chọn bởi các thành viên Hội đồng quản trị tại cuộc họp thường niên.
* Nhiệm vụ của các thành viên hội đồng như sau:
- Chủ tịch sẽ triệu tập các cuộc họp hàng quý (nếu cần thiết) của Hội đồng quản trị và cuộc họp thường niên của toàn bộ thành viên.
Chủ trì các cuộc thảo luận và nỗ lực để tăng giá trị cho thành viên mạng lưới
Điều phối mở rộng thành viên của mạng lưới và định hướng hoạt động
- Phó Chủ tịch sẽ hỗ trợ Chủ tịch và thay thế trong khi Chủ tịch khi vắng mặt.
Chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ của Hội đồng quản trị
Hỗ trợ phát triển tài nguyên trực tuyến
- Hội đồng quản trị sẽ gặp gỡ hoặc trao đổi qua điện thoại, internet hoặc các phương tiện khác. Hội đồng quản trị sẽ họp trực tiếp ít nhất một lần mỗi năm.
- Hội đồng quản trị có thể đưa ra các quy tắc và quy định trong các cuộc họp của mình (khi cần thiết).
- Hội đồng quản trị có thể thành lập các ủy ban khi cần thiết.
* Chức năng Hội đồng quản trị sau:
- Xây dựng chính sách cho hoạt động của Mạng lưới.
- Phê duyệt đề xuất cho các dự án, trong đó có chương trình làm việc và việc triển khai các hoạt động này.
- Bổ nhiệm Ban Điều hành và Ban thư ký.
- Tiến hành đánh giá định kỳ các dự án và các hoạt động đang thực hiện, dựa trên các khuyến nghị và đánh giá của Ban Điều hành và Ban thư ký.
- Phê duyệt thành viên
b) Ban điều hành
Ban điều hành sẽ được bổ nhiệm bởi Hội đồng quản trị và có thời hạn theo thời hạn của Hội đồng quản trị, Sẽ có 01 Trưởng ban điều hành và các ủy viên do Hội đồng quản trị chỉ định
* Ban điều hành có các chức năng sau:
- Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch hành động cho mạng lưới
Lập kế hoạch và tổ chức các chương trình, dự án và các hoạt động của Mạng lưới
Phối hợp, giám sát và đánh giá các chương trình, dự án và hoạt động của Mạng lưới.
Đánh giá và xem xét báo cáo định kỳ các kết quả đạt được của Mạng lưới.
c) Ban thư ký
Ban thư ký sẽ được bầu chọn bởi Hội đồng quản trị, Ban thư ký có các chức năng sau:
Quản lý các hoạt động hoặc nhiệm vụ được giao hàng ngày.
Phổ biến thông tin và các nghiên cứu cho các thành viên trong Mạng lưới.
Quản lý tài chính cho việc vận hành Mạng lưới.
Lập báo cáo kết quả các hoạt động của Mạng lưới.
Báo cáo tại mỗi cuộc họp Hội đồng quản trị và tại cuộc họp thường niên về tư cách thành viên, lệ phí và thông tin tài chính khác.
d) Nhóm công tác
Các nhóm công tác sẽ được tạo ra trong khuôn khổ của Mạng lưới. Nhiệm kỳ của mỗi nhóm làm việc sẽ tùy thuộc vào chủ đề và công việc mà nhóm đảm nhận. Các nhóm công tác này có thể được đề xuất bởi Ban điều hành (với một yêu cầu được gửi đến các thành viên tham gia), hoặc theo đề xuất của một thành viên, nếu các thành viên khác đồng ý tham gia.
